PRIVACYVERKLARING VOOR KANDIDAAT-STUDENTEN
1. Algemeen - AP als verwerkingsverantwoordelijke
Met deze verklaring willen wij u informeren over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door AP Hogeschool Antwerpen, een publiekrechtelijke rechtspersoon naar Belgisch recht met zetel te Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen, en met ondernemingsnummer 0535.880.359.
In het kader van uw inschrijving zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij treden hierin op als verwerkingsverantwoordelijke en waarborgen dat u geïnformeerd blijft over:
• Onze verwerkingen van uw persoonsgegevens, en
• Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen.
2. Welke gegevens verzamelen wij over u?
Onder ‘persoonsgegevens’ wordt begrepen: alle informatie die verwijst naar een natuurlijke persoon.
3. Waarvoor hebben we uw persoonsgegevens nodig?
Voor de inschrijving en administratie van kandidaat-studenten:
• Gegevens noodzakelijk voor communicatie via post, e-mail en telefoon in het kader van de afronding van de inschrijving;
• Gegevens en informatie omtrent toelatingsproeven (indien van toepassing);
4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
• Identificatiegegevens: naam, adres, telefoonnummer, identiteitskaartnummer, paspoortnummer, INSZ- of rijksregisternummer, persoonlijk e-mailadres…;
• Persoonlijke kenmerken: leeftijd, geslacht, geboortedatum, -land en -plaats, burgerlijke staat, nationaliteit…;
• (voor)opleiding en vorming: bezochte scholen, aard van de opleidingen, behaalde diploma’s, examenresultaten,…;
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer, status studietoelage met oog op correcte bepaling studiegeld;
• Beeldmateriaal: foto studentenkaart;
• Beroep en betrekking indien u een werkstudent bent.
De persoonsgegevens die wij ontvangen kunnen worden verwerkt voor statistische doeleinden om ons beleid en het onderwijs te analyseren.
5. Juridische grondslagen van de verwerking
Het gebruik van persoonsgegevens is noodzakelijk om met een kandidaat-student tot een toetredingsovereenkomst te komen.
Het gebruik van persoonsgegevens gebeurt op basis van uw uitdrukkelijke en vrije toestemming. Tevens zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te verwerken.
6. Met welke andere personen delen we uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven aan:
• Personeelsleden die effectief toegang nodig hebben voor de uitoefening van hun opdracht;
• Gespecialiseerde externe leveranciers zoals ICT-diensten. Deze diensten moeten eveneens gepaste maatregelen nemen ter bescherming van uw persoonsgegevens;
• Politie en onderzoeksgerechten op hun uitdrukkelijke vraag maar enkel als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
7. Waar worden de gegevens bewaard en verwerkt?
Uw gegevens worden uitsluitend bewaard binnen de EU. Wij waken erover dat te allen tijde de wettelijke minimumeisen en veiligheidsnormen worden gerespecteerd.
8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw gegevens enkel zo lang als dat nodig is met het oog op de doeleinden waarvoor de gegevens gebruikt worden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring. De bewaartermijn kan variëren per gegevenstype en kan onderworpen zijn aan wettelijke verplichtingen tot bewaring.
Zodra uw gegevens niet langer nodig zijn voor het doel zullen wij deze definitief verwijderen.
9. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen alle technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.
10. Wat zijn uw rechten en hoe kan u deze uitoefenen?
• Recht op inzage van uw persoonsgegevens. Wij zullen u in dit kader één kosteloze kopie van uw persoonsgegevens verstrekken indien u hierom verzoekt.
• Recht om uw persoonsgegevens te verbeteren.
• Recht om uw toestemming in te trekken.
• Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Recht op het wissen van uw persoonsgegevens met uitzondering van de wettelijke verplichtingen tot behoud aan onze zijde.
• Recht op overdracht van persoonsgegevens naar uzelf in gangbare digitale vorm of naar een andere gegevensverwerker voor zover dit voor ons technisch mogelijk is.
Om voormelde rechten uit te oefenen of bij vragen of klachten kan u een schriftelijke aanvraag richten:
- per email: gegevensbescherming@ap.be;
- schriftelijk: Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen, ter attentie van de Data Protection Officer.
U ontvangt een antwoord binnen de wettelijke termijn van 30 dagen.
Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, indien u opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van uw rechten of indien u meent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan heeft u het recht om hierover klacht in te dienen bij Gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.